سیستم سازی کسب و کار چیست؟
آیا شما در تلاش برای رونق کسب وکارتان هستید؟ و یا کسب وکار شما برای شما کار میکند؟ فکر میکنید سوال عجیبی است؟ و یا پاسخ شفافی دارد؟ قطعاً هر کسی برای رونق کسب وکار خود تلاش میکند، اما آیا لازم است تا همواره دغدغه جریانهای ساده و کارهای روتین را داشته باشید؟ فکر نمیکنید که نیاز است تا کسب و کار شما مسیر خودش را پیدا کرده و بدون نیاز به نظارت دائمی شما به اهداف مورد نظر دست پیدا کند؟ هدف از سیستم سازی کسب و کار همین نکته کلیدی است. چرا که قصد داریم تا با استفاده از تکنیکهای سیستم کسب و کار برای ایجاد بنگاههای تجاری پویا و مستقل از افراد دست به کار شویم.
سیستم سازی کسب و کار باعث میشود تا تولیدات و یا خدمات باکیفیتی را ارائه کنید. در عین حال از نظم سازمانی برخوردار هستید و میتوانید کارمندانی پویا، باانگیزه و البته ساختار یافته در اختیار داشته باشید. افراد به تنهایی نمیتوانند چنین کسب و کارهایی را بیافرینند؛ بلکه از جایی به بعد این خود سیستم است که مسیر تعالی خود را میسازد. افرادی که نتوانند سیستم کسب و کار خود را دایر کنند، دائماً درگیر جزئیات پیش و پاافتاده شغل خود هستند و هرگز انرژی لازم برای قدمهای بزرگ را ندارند. برای آنکه دورنمای بزرگتری از کسب و کار خود بیافرینید، باید از قید کارهای روتین رها شده و به فکر قدمهای بزرگ باشید. شما به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید.
چرا سیستم سازی کسب و کار مهم است؟
سیستم سازی برای کسب و کارهای کوچک الزامی است. در غیر این صورت میان حجم بیپایان کارهای تکراری و پیش پاافتاده گم میشود. سیستم سازی نوعی ایجاد ساختار است تا با تکیه بر تقسیم وظایف روند اجرای کارها سریعتر شده و در عین حال تمرکز بیشتری بر کارهای بزرگ داشته باشید. دلایل اهمیت سیستم سازی کسب و کارها به قرار زیر است:
- باعث ایجاد درک بیشتری از فرآیندهای کسب و کار میشود.
- درجه بندی اهمیت فعالیتهای انجام شده و کارهای غیرضروری به کارمندان معمولی سپرده میشود. در عین حال بسیاری از کارهای زائد در بدنه کسب و کار شناسایی شده و دیگر انجام نمیشود.
- از آنجایی که تخصیص وظایف صورت میگیرد، باعث افزایش حس مسئولیت پذیری در افراد سازمان و یا هر کسب و کار کوچک خواهد شد.
- در افزایش رضایت شغلی و بهبود روابط میان مدیران و کارکنان تأثیرگذار است.
- باعث بهبود ارتباطات درون سازمانی و حتی برون سازمانی میشود.
- در بهبود کیفیت و افزایش دقت خدمات به مشتریان تأثیرگذار است.
- باعث بهبود کیفیت محصولات و یا بهبود کیفیت خدمات کسب و کارها میشود.
در واقع با سیستم سازی کسب و کارها هر کسی محدوده وظایف خود را میداند و بهتر میتواند روند کارها را انجام دهد. در عین حال مدیر مجموعه بدون دغدغه انجام کارها میتواند برای اهداف بزرگتر برنامهریزی کند. چرا که میداند کسب و کار او حالا برای خودش کار میکند.
سیستم سازی کسب و کار چه مزایایی دارد؟
آیا در هر کسب و کاری به سیستم سازی نیاز داریم؟ در این صورت با وجود سیستم سازی چه تغییراتی در محدوده کسب و کارها اتفاق میافتد؟ برخی مزایای استفاده از سیستم کسب و کار به قرار زیر است:
- کسب و کارها به حالت یکپارچه و سازمان یافته تبدیل میشوند. بدون سیستم سازی کسب و کار حالتی از آشفتگی و یا محیط کاری درهم و برهم وجود دارد. اما بزرگترین مزیت سیستم سازی ایجاد ساختاری یکپارچه و سازمان یافته است.
- ارزش مادی و معنوی کسب و کار افزایش پیدا میکند. کسب و کارهای سیستمی ارزشمندتر از کسب و کارهای معمولی هستند. چرا که در نگاه مشتریان خود به عنوان یک بنگاه اقتصادی سازمان یافته دیده میشوند و قطعاً با استقبال بهتری از مدلهای بدون سیستم روبرو هستند. در عین حال حتی میتوانید کسب و کارتان را با قیمت بالاتر بفروشید.
- ضریب خطر کاهش پیدا کرده و نتایج مطمئنتری حاصل میشود. سیستم سازی کسب و کار باعث ایجاد شبکه منظمی از رفتارهای سازمانی میشود. در نتیجه تصمیمها بر پایه قواعد سازمانی گرفته شده و نتایج قابل اعتمادتری تولید میگردد. در عین حال بهتر و سادهتر میتوانیم نتایج مثبت را تکرار کنیم.
چگونه سیستم سازی کنیم؟ مراحل سیستم سازی کسب و کار
این همه از اهمیت سیستم سازی کسب و کارها گفتهایم؛ اما حالا در قدم نهایی چگونه این تفکر را اجرا میکنند؟ آیا صرفاً با تخصیص وظایف و تعریف چارت سازمانی و نگارش اساسنامه سیستم کسب و کار تولید شده است؟ و یا قرار است ماجراهای پیچیدهتری را دنبال کنیم؟
اگر چه سیستم کسب و کارها با یکدیگر متفاوت است و روشهای ساخت آنها نیز گوناگون است، با این وجود یک دستورالعمل کلی برای طی شدن مراحل سیستم سازی کسب و کار وجود دارد که به قرار زیر هستند:
- تدوین و تعریف ارزشهای کسب و کار
- بررسی و تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت کسب و کار
- بررسی شرایط و ارائه راهکار چگونگی پیاده سازی سیستم با توجه به نمونههای مشابه
- مدل سازی سیستم وضعیت موجود و استخراج فرایندها از وضع موجود
- تحلیل نتایج فرایندها و سعی در ارائه راهکار برای بهبود نتایج
- سعی در استخراج فرآیندهای مطلوب
- تدوین سیستم نهایی و اجرای آن در سازمان
- برنامهریزی برای پایش مناسب سیستم و کنترل فرآیندهای کسب و کار
هر کدام از این مراحل در واقع یک گام کلیدی برای سیستم سازی کسب و کار است. در این مراحل از بررسی وضعیت موجود استفاده میکنیم تا یک مدل مقدماتی برای طراحی سیستم کسب و کار پیشنهاد شود. در نهایت با مدلسازی میتوانیم نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرده تا در مرحله نهایی و اجرای سیستم کسب و کار تمام نقاط ضعف برطرف شده و نقاط قوت را تقویت کنیم.
مفهوم ارزشگذاری در کسب و کارها
اولین قدم برای سیستم سازی، تعیین ارزشهای کسب و کار است. این ارزشها در واقع ریشه و بنیاد آن کسب و کار محسوب میشوند و به نحوه و چگونگی تعریف محیط کار مربوط است. هر کسب و کاری دامنه تعریف شده از ارزشها را دارد که چشمانداز آتی آن را معین میکند.
برای پیدا کردن ارزشها با چندین چالش روبرو هستید. مثلاً آیا در ابتدای راه هستید؟ و یا رشد کردهاید و حالا برای تداوم وضعیت موجود تلاش میکنید؟ چشمانداز 5 ساله و یا 10 ساله کسب و کار چیست؟ آیا وضعیت موجود دقیقاً همان چیزی است که برای آن تلاش میکنیم؟ در غیر این صورت شرایط ایدهآل چیست؟ با پاسخ به این سؤالات میتوانیم ارزشها را استخراج کرده و وضعیت آنها را با شرایط موجود تحلیل کنیم. در نهایت الگوی مقدماتی ما برای سیستم سازی کسب و کار تهیه شده است.
استخراج اهداف برای سیستم سازی
استخراج اهداف از مراحل کلیدی سیستم سازی کسب و کار است. واقعاً بدون هدف کدام کسب و کار به فعالیت خود ادامه میدهد؟ در واقع بهتر بگوییم که بدون هدف کدام کسب و کار رشد میکند؟ تا وقتی اهداف مشخص نیستند، هر گونه برنامهریزی بیمعنی است و کارها به شکل عبث و بیهوده دنبال میشوند. بدون هدف هیچ استراتژی پایداری وجود ندارد و کسب و کارها بدون استراتژی نیز نمیتوانند سیستماتیک شوند. تعیین هدف در توسعه کسب و کار الزامی است، زیرا:
- امکان برنامهریزی داریم.
- میتوانیم نقاط قوت و یا ضعف سیستم را شناسایی کنیم.
- تخصیص منابع به درستی انجام میشود.
- سطح مهارتها و دانش معین شده و میتوانیم برای ارتقاء مهارتها برنامهریزی کنیم.
- بهتر شرایط موجود را درک کرده و دورنمای مناسبی از روند کارها داریم.
به طور کلی اگر قصد سیستم سازی کسب و کار دارید، باید اهداف را تعیین کنید. زیرا سیستم سازی نوعی برنامهریزی است و بدون هدف اجرای هیچ برنامهای امکانپذیر نیست.
بررسی سیستمهای موجود در کسب و کار
هیچ کسب و کاری بدون سیستم و یا زیرسیستم نیست. اما ممکن است سیستم فعلی ناکارآمد باشد. آنگاه برای سیستم سازی کسب و کار باید این سیستم ناکارآمد قدیمی را شناسایی کرد. در این صورت یا باید این سیستم قدیمی را کارآمد کنیم و یا به کل کنار گذاشته و برای سیستم جدید دست به کار شویم؛ زیرا اصولاً سیستمهای ناکارآمد باعث تداخل سیستم اصلی خواهند شد.
آنچه مسلم است، بدون درک وضعیت موجود نمیتوانید برای سیستم سازی کسب و کار اقدام کنید. دقت کنید که در این مرحله به دنبال ایجاد سیستمی جدید نیستیم؛ بلکه میخواهیم تا سیستم ناکارآمد یا لااقل کم کارآمد را استخراج کنیم و به این ترتیب یک پاکسازی قبل از آغاز سیستمسازی کسبوکار انجام شود. اما آیا حتی در کسب و کارهای انفرادی هم سیستمی وجود دارد؟
توجه کنید که ابعاد سیستم وابسته به ابعاد کسب و کار است. این سیستمها در کسب و کارهای مختلف به اشکال مختلف وجود دارند. در این صورت حتی یک کسب و کار تک نفره هم دارای سیستم است. اما مشکل اینجاست که عموماً در کسب و کارهای کوچک سیستم به شکل ذاتی ایجاد شده است و همان طور رشد کرده است. به این ترتیب مثلاً یک نفر مسئول تمام کارها است. به این ترتیب ممکن است یک نفر همزمان مسئول تولید، مسئول خرید مواد اولیه و حتی مسئول فروش و انبارداری، حملونقل و یا حسابداری و… باشد. این به تنهایی یک سیستم است. اما آیا میتواند یک سیستم کارآمد هم باشد؟
مدلسازی برای تعریف سیستم کسب و کار
مدلسازی مرحله کلیدی در سیستم سازی کسب و کار است. ماجرا از این قرار است که برای سیستم سازی ممکن است به تغییرات بنیادین در کسب و کار نیاز داشته باشید. مثلاً ممکن است نیاز باشد که پرسنل جدید استخدام شود و یا وظایف به شکل دیگری تخصیص داده شوند و یا در روند اجرای کارها تغییراتی صورت بگیرد. هر چند از قبل و حین طراحی سیستم به تمام جزئیات فکر میکنید، اما آیا از بازخورد صحیح و نتایج دقیق اطمینان دارید؟ آیا میتوانید خروجیهای مثبت سیستم را تضمین کنید؟ در صورتی که سیستم کارآمد نباشد، چه کسی پاسخگوی هزینههای تغییر ساختار است؟ آیا میتوان سیستم اشتباه را اصلاح کرد؟
سخن پایانی
مدلسازی راهکار چنین چالشهایی است. چرا که میتوانیم با در نظر گرفتن ورودیها و خروجیهای سیستم در یک مدل عملیاتی نتایج را بررسی کنیم. به این ترتیب بدون آنکه دست به عملیات پرهزینه تغییرات سیستمی زده باشیم، میتوانیم نتایج را پیش بینی کرده و تصمیمات دقیقتری بگیریم. برای مدلسازی تکنیکها و ابزارهای تخصصی وجود دارد که قید به آنها فراتر از حوصله این مقاله است.
اما در کل سیستم سازی کسب و کار الگوی موثری است که باعث میشود تا بنگاه تجاری شما از حالت یک شغل غیر منفعل خارج شده و به عنوان یک شخصیت پویا مسیر خودش را داشته باشد. حالا کسب و کار شما برای رسیدن به اهداف وابسته به شما نیست و کارها تحت نظارت سیستم به درستی انجام میشود. در این مرحله وقت دارید تا به اهداف بزرگتری بیاندیشید.
