19 عادت ساده که میزان بهرهوری در محل کار را افزایش میدهد.
افزایش بهرهوری به این معنی است که از زمانتان بهترین استفاده را ببرید و به دستاوردهای بیشتری برسید. مدیریت بهرهوری، سطح فردی و سازمانی را بهبود میبخشد و میتواند تأثیر قابل توجهی بر کیفیت زندگی و حرکت به سمت موفقیت داشته باشد. برای درک اینکه چگونه میتوان بهرهوری را افزایش داد و مسیر پیشرفت را سادهتر کرد، میتوانیم از مفاهیم اساسی آن آگاه شویم و از روشهای افراد موثر و کارآمد برای مدیریت کار و زندگی الهام بگیریم.
خیلی از افراد کارهای روزانه خود را به طور کامل انجام نمیدهند و ادعا میکنند وقت کافی برای انجام همهی کارهایشان را ندارند. آنها با اینکه همواره مشغول کار هستند، همیشه از برنامهریزیشان عقب میمانند. در مقابل، برخی دیگر میتوانند کارهای زیادی در طول روز انجام دهند. این افراد نیروی فراطبیعی ندارند، بلکه برخی عادات ساده را در خود بوجود آوردهاند که باعث موفقیتشان میشود. عادات سادهای همانند تمیز نگهداشتن میزکار یا داشتن ۸ ساعت خواب کامل شبانه.
چرا باید با عادات افراد با بهرهوری بالا آشنا شویم؟
همهی ما با افرادی که بهرهوری بالایی دارند روبرو شدهایم. احتمالا آنها را ماشینها، رباتها یا حتی جادوگرها مینامیم، اما با مطالعه و یادگیری از روشهای کارآمدشان و چگونگی غلبه بر چالشهایشان، میتوانیم از آنها یاد بگیریم و به نکات مهمی درباره بهرهوری دست پیدا کنیم. آنها چگونه با رعایت نکاتی به چالشها پیش میروند، یک موضوع جذاب و الهامبخش است.
اگر بخواهیم به بهترین شکل ممکن به کارهایمان بپردازیم، باید:
- کارهایی که میتوانند به تعویق انداخته شوند را از لیست اولویتهای خود حذف کنیم.
- بدانیم چگونه با کارهایی که تنها باید انجام شوند، برخورد کنیم.
- به بهترین شکل ممکن به ایمیلها و پیامها پاسخ دهیم.
- انرژی و انگیزهی خود را در طول روز حفظ کنیم.
- به تمرکز و اتمام پروژههای مهم تمرکز کنیم.
در ادامه، 19 نکته برتر برای افزایش بهرهوری افراد جمع آوری شده که میتواند به شما کمک کند. از بهرهوری بیشتر در خواندن ایمیل تا روشهای متمرکز ماندن، این نکات میتوانند به شما کمک کنند تا کارایی و کارهای خود را افزایش دهید. به یاد داشته باشید که بهرهوری شما نمیتواند به یکباره افزایش یابد، اما با ایجاد تغییرات کوچک و اجرای آنها، میتوانید به بهبود کارایی و بهرهوری خود دست یابید.
در اینجا ۱۲ عادت ساده را معرفی کنیم که بهرهوری شما را افزایش میدهد.
محل کار تمیز و مرتب.
شاید هرجومرج باعث خلاقیت بیشتری شود، اما دفتر کار شلوغ و بهمریخته هیچ کمکی به انجام بهتر کارها نمیکند. کارمندانی که میز کار مرتب و منظمی دارند، کمتر دچار خستگی و فرسودگی شغلی میشوند و وقفههای کاری کمتری هم دارند.
همچنین تحقیقات انجام شده توسط Harvard Business Review نشان می دهد که داشتن محیط کاری منظم و مرتب باعث افزایش بهره وری کارمندان تا 1.5 برابر می شود. احتمالا در میان هیاهو و پراکندگی، احساس آرامش بیشتری دارید، اما محیط کار نامرتب و غیرسازماندهی انجام کارهای بهینه را مختل می کند.
به کارگیری قانون ۲۰/۸۰
هر چقدر هم روز پرکاری داشته باشید، به گونهای برنامه ریزی کنید که ۹۰ دقیقه (حدود ۲۰ درصد از ۸ ساعت کاری) به انجام فعالیتهای مهم و اولویتهای اصلی خود اختصاص دهید. پس اگر ۸۰ درصد باقی مانده از روز را هم صرف انجام کارهای بیاهمیت کنید، با همان ۹۰ دقیقهای که به اهداف و اولویتهای اصلی خود اختصاص دادهاید، امکان پیشرفت خواهید داشت.
کار کمتر
بر اساس تحقیقی که جان پِنکَول (John Pencavel)، استاد دانشگاه استنفورد با تحلیل دادههای مربوط به کارگران در طی جنگجهانیاول انجام داده است، با افزایش ساعتکاری به ۴۹ ساعت، خروجی بهتری به دست میآید. اما پس از آن بازدهی رو به کاهش میرود و خروجی ۷۰ ساعت کار برابر با خروجی ۵۶ ساعت کار است.
انجام فعالیتهای باارزش
انجام کارهایی که علاقهای به آنها نداریم، همیشه چالشبرانگیز است. بهتر است وظایف ناخوشایند را به دیگران واگذار کرده و به سراغ کارهایی برویم که برایمان ارزشمند هستند.
هیلاری رتیج، نویسنده کتاب «هفت راز پرکار بودن»، به ما یادآوری میکند که فعالیتهای پرارزش بخشی از وظایف ما هستند. بنابراین، با بهرهگیری از قدرت و توان خود، میتوانیم تغییر ایجاد کنیم. واگذاری کارهای کم ارزش به دیگران، میتواند به ایجاد ارتباط و تشکیل گروهها کمک کند. حتی این کارها ممکن است برای دیگران ارزشمند به نظر بیایند.
کنارگذاشتن گوشی موبایل
تا وقتی گوشیتان را دور از دسترس قرار ندهید، یک عامل حواسپرتکننده همراهتان هست. پژوهشگران دانشگاه ایالتی فلوریدا به این نتیجه رسیدهاند، اگر به گوشی در حال لرزشتان توجهی هم نکنید، در هر حال صدایش باعث انحراف حواستان میشود.
بیتوجهی به انبوهی از پیام و ایمیلها
الکساندر سموئل (Alexandra Samuel)، نویسنده کتاب “استفاده از شبکههای اجتماعی”، توصیه میکند که برای جلوگیری از حواس پرتی به دلیل ایمیلهای پشت سر هم، از روش تبدیل ایمیل به متن استفاده کنید.
به راحتی میتوانید با جستجو در گوگل، چگونگی فعالسازی این روش را بر روی گوشی موبایل خود پیدا کنید. این قابلیت به شما امکان میدهد تا ایمیلهای خاص را به صورت پیامک دریافت کنید و از این طریق از ایمیلهای زیاد خود رها شوید و به کارهای مهمتر خود بپردازید. این ویژگی ممکن است در تمام کشورها فعال نباشد، اما در صورت امکان، بهتر است از آن استفاده کنید.
انجام فعالیتهای ارزشمند.
انجام فعالیتهای موردعلاقه به سادگی و انجام کارهایی که رغبتی به انجام آنها نداریم، به دشواری پیش میروند. پس بهتر است، فعالیتهای ناخوشایند را به دیگران واگذار کنید و خودتان به سراغ فعالیتهای پرارزش بروید.
سپردن فعالیتهای کمارزش به دیگران باعث برقراری ارتباط و شکلگیری گروهها نیز میشود. حتی ممکن است این فعالیتها برای دیگران پرارزش محسوب شوند.
برگزاری جلسات با بازدهی بیشتر.
اغلب جلسات بدون صورت جلسه برگزار میشود. در حالیکه بسیار مهم است بدانید هدف از جلسه چیست و چه چیزهایی باید در طی آن بیان شوند. زمانی را به بیان ایدههای گوناگون اختصاص دهید. این کار هیچ نیازی به تهیه صورت جلسه ندارد.
پس این ایدهها را به حال خود رها نکنید و آنها را بنویسید. بعد از برگزاری جلسه قوانینی برای پیگیری ایدهها داشته باشید. در غیر این صورت، جلسات هیچ نتیجهای به دنبال نخواهند داشت.
داشتن استراحت کاری
شاید رئیس شما به این ایده علاقهای نداشته باشد، اما مطالعات انجام شده در دانشگاه میشیگان نشان میدهد که چرت زدن هر روز، میتواند به کاهش استرس و افزایش تحمل در مواقع دشوار کمک کند. به علاوه، تحقیقات نشان داده است که افرادی که در محل کارشان چند دقیقه برای چرت زدن وقت میگذارند، بهرهوری بیشتری دارند.
خواب مناسب و به اندازه.
خواب یکی از نیازهای اساسی بدن است که برای حفظ سلامتی و روحیه خوب ضروری است. اگر شبانهی کافی خواب نداشته باشیم، عملکرد مغز و بدن ما کاهش مییابد و ممکن است با مشکلاتی مانند کاهش تمرکز، افزایش وزن، افزایش خطر بیماریها و حتی افسردگی روبهرو شویم. از طرفی، خواب بیشاز اندازه نیز ممکن است باعث احساس خستگی و کاهش انرژی شود. بنابراین، حفظ تعادل در مقدار خواب بسیار مهم است. بهترین راه برای داشتن یک روز مفید، رعایت الگوی خواب سالم و مناسب است که باعث افزایش انرژی، تمرکز و عملکرد بهتر ما میشود.
استفاده از نور خورشید.
هنگامی که در مقابل نور خورشید کار میکنید، مغزتان بهتر عمل خواهد کرد. به دلیل اینکه نور خورشید باعث افزایش بهرهوری افراد میشود. تحقیقات انجام شده توسط سازمان انرژی کالیفرنیا نشان داده است که افرادی که در محل کار نزدیک پنجره قرار دارند، عملکرد بهتری دارند. این افراد به تماسهای تلفنی 6 تا 12 درصد سریعتر پاسخ میدهند و در آزمونهای مرتبط با عملکرد ذهن و حافظه نیز 10 تا 25 درصد بهتر عمل میکنند.
ورزش کردن
ورزش کردن نه تنها برای سلامتی بدنی مفید است، بلکه به افزایش کارایی و بهبود عملکرد فرد نیز کمک میکند. حتی یک پیادهروی ساده هم میتواند تأثیر گذار باشد و نیازی به تمرینات سنگین نیست. تحقیقات اخیر نشان داده است که موشهایی که به مدت 20 دقیقه هر روز دویده بودند، بهترین مسیر راه را بهتر و سریعتر از دیگران پیدا میکنند.
دوری از موانع بهره وری بالا
شناسایی موانع بهرهوری اولین قدم برای اجتناب از آنهاست. بنا بر پژوهش کریِر بیلدر (CareerBuilder) در سال ۲۰۱۵، ۵ مورد زیر باعث از بین رفتن تمرکز افراد میشود: مکالمات تلفنی/ارسال پیام کوتاه، اینترنت، غیبت کردن و سخن چینی، شبکه های اجتماعی، ایمیل.
اولویتبندی کارها.
داشتن بهرهوری بالا برای هر فردی اهمیت زیادی دارد. اما برای رسیدن به این هدف، باید اولویتهای خود را به خوبی تعیین کنیم. انتخاب اولویتهای مناسب به ما کمک میکند تا زمان و انرژی خود را بر روی کارهای مهم تر متمرکز کنیم و از انجام کارهای بیاهمیت خودداری کنیم. همچنین باید با توجه به تواناییهای ذهنی و جسمی خود اقدام کنیم و خود را به میزان مناسبی بار ندهیم. برنامهریزی مناسب و استفاده از تکنیکهای مدیریت زمان میتواند به ما کمک کند تا بهرهوری بیشتری در کارهای خود داشته باشیم و به اهدافمان نزدیکتر شویم.
افراد با بهرهوری بالا به هرچیزی “بله” نمیگویند.
بله گفتن همیشه وسوسه برانگیز است.
این امر هیجان انگیز است، اما مهم است که چگونه میتوانیم تعهدات خود را به انجام برسانیم. انکار کردن ممکن است سخت باشد، اما گذاشتن کارهای غیرضروری کنار برای تمرکز بر اولویتها و افزایش بهرهوری بسیار ضروری است. داشتن کار کمتر به معنای صرف وقت بیشتر برای کارهای مهم است. وقتی تمرکز بیشتری داریم، اقدامات موثرتری انجام میدهیم. انجام کارهای بیارزش نشانه بهرهوری نیست. این کارها فقط انرژی و خلاقیت ما را از بین میبرند.
اهمیت تواناییهای فردی در رسیدن به موفقیت
آبراهام لینکلن با نقل قولی معروف بیان کرده که بیشتر وقت خود را برای تیز کردن تبرش صرف میکند تا درختی را قطع کند. تیز کردن تبرهای، یکی از مهمترین عوامل برای موفقیت در زندگی است.
این نکته نشان دهنده اهمیت تواناییهای فردی و آمادگی برای انجام کارهاست. وارن بافت و چارلی مانگر هم از خواندن کتابها به عنوان یک وسیله برای پیشرفت و موفقیت استفاده کردهاند. آنها با تمرکز بر بهبود خود، تواناییهایشان را تقویت کرده و در موقعیتهای مختلف، موفقیت زیادی کسب کردهاند. بنابراین، اختصاص وقت و انرژی به بهبود تواناییهای فردی، یکی از راههای اصلی برای رسیدن به موفقیت است.
از انجام همزمان چندکار به عنوان یک هدف دوری کنید
تجربه انجام چند وظیفه به نوعی هیجانانگیز و جذاب است، اما باید به این نکته توجه داشت که این کار ممکن است به کاهش بهرهوری منجر شود. همزمان انجام دادن چند کار، ممکن است باعث کاهش تمرکز شود. هربار که از یک وظیفه به وظیفه دیگر منتقل میشوید، نیاز به تمرکز مجدد بر روی موضوع جدیدی پیش میآید که این امر میتواند باعث ناکارآمدی شود. البته در برخی موارد، انجام چند وظیفه میتواند مفید باشد. به عنوان مثال؛ انجام نظافت دفتر با گوش دادن به یک پادکست به طور همزمان، اختلالی در کار شما ایجاد نمیکند.
هرگز فراموش نکنید که تعویق در انجام برخی از کارها اغلب باعث مشکلی جدی نمیشود. بهعنوان مثال، اگر به یک ایمیل نیم ساعت دیرتر پاسخ دهید، این مسئله به مشکل بزرگی تبدیل نمیشود. باید بهیاد داشت که انجام چند تا وظیفه با چند پتانسیل مختلف تفاوتهای اساسی دارد. برای افزایش بهرهوری فردی، باید توجه داشت که حتی اگر تمایل دارید به انجام کارهای متعددی بپردازید، نباید در یک زمان بر روی چند تسک متمرکز شوید.
تأثیر روابط انسانی مدیران بر موفقیت و بهرهوری سازمانها
تشویق کارمندان به یکی از عوامل اساسی موفقیت سازمانها محسوب میشود. برای این منظور، مدیران باید روی روابط انسانی خود به خصوص با کارمندان خود تمرکز کنند. تعریف دقیق انتظارات و ارائهی بازخوردهای مثبت به کارمندان، علاوه بر افزایش انرژی و انگیزه آنها، باعث افزایش بهرهوری و رضایت مشتریان نیز میشود. به عنوان مثال، سازمانهایی که تعامل خوبی با کارمندانشان دارند، با افزایش 65 درصدی معاملات روبرو شده و ارتقاء 25 درصدی بهرهوری را تجربه کردهاند. بنابراین، توجه به نیازها و تواناییهای کارمندان و ایجاد یک فضای کاری مثبت و پویا، از اهمیت بسیاری برخوردار است.
انتقادهای سازنده
همواره بهتر است مشکلات خود را به عنوان یک فرصت برای بهبود وضعیت بیان کنید. به عبارت دیگر، بهتر است مشکلات خود را به عنوان یک چالش برای یافتن راه حلهای جدید دید. راسل جانسون، استاد مدیریت و نویسنده مجلهی روانشناسی کاربردی، تاکید دارد: ارائه مشکلات در قالب راه حلها، کمک میکند تا به جای تمرکز بر مشکل و یافتن فرد مقصر، به دنبال راهحلهای سازنده برای آن مشکل بگردیم. این روش باعث میشود که احساس خستگی و ناخوشایندی که اغلب همراه مشکلات است، به یک تجربه مفید و خوشایند تبدیل شود.
سخن پایانی
افرادی که با بهرهوری بالا مشغول به کار هستند، گویی همانند جادوگران یا رباتها عمل میکنند. اما نباید فراموش کنیم که آنها همانند ما انسانها هستند و تنها به روشهای خاصی برای افزایش بهرهوری دست یافتهاند. این افراد موفق بودهاند که راهحلهای مناسبی برای پیشرفت در مقابل چالشها پیدا کنند. مدیریت زمان، تعیین اولویتها، مراقبت از خود، فعالیت مداوم و استفاده از تجربههای دیگران، تماماً نقش مهمی در افزایش بهرهوری این افراد دارد.
برای بهبود بهرهوری شخصی، آموختن، تمرین، تجربه کسب کردن و بهرهگیری از تجربیات در شرایط واقعی ضروری است.