چرا مدیران از واگذاری وظایف اجتناب می‌کنند؟

 

یکی از توانایی‌های اساسی مدیران مؤثر، انتقال واگذاری کارها به دیگران است. بدون این مهارت، نمی‌توانید استعدادهای خود را به خوبی نشان دهید. مدیریت به معنای کسب نتایج از طریق همکاران است. بنابراین، موفقیت و پیشرفت کسب‌وکار، بستگی به توانایی و اشتیاق شما برای واگذاری موثر کارها دارد.

بسیاری از مدیران به سختی کارها را به دیگران واگذار می‌کنند. آن‌ها احتمالاً علاقه‌ای به انجام آن کار ندارند یا از انجام آن ناتوان هستند که این موضوع ممکن است باعث محدود شدن فرصت‌های پیشرفت آن‌ها شود. اما اگر مدیران به جای واگذاری کارها، خودشان انجام دهند، مسئولیت‌ها و وظایف زیادی برعهده خودشان خواهند داشت و این می‌تواند باعث کمبود همکاری کامل با سازمانی که در آن فعالیت می‌کنند، شود.

همه ما، حتی اگر حرفه‌ای باشیم، گاهی به کمک دیگران نیاز داریم. درخواست کمک از دیگران کسر شأن نیست. فقط کافی است غرور خود را کنار بگذاریم و به استعدادهایی که دیگران دارند و ما نداریم، احترام بگذاریم. تنها در صورتی می‌توانید خودتان و اعضای تیمتان را به سمت پیشرفت هدایت کنید که از دانش و مهارت‌های تک تک آنها استفاده کرده باشید.

اگر شما همه کارها را به تنهایی بر عهده بگیرید، هر چقدر هم که تلاش کنید، میزان محدودی از کارها را انجام خواهید داد. به هر حال، شما انسان هستید و در طول روز، مدت زمان معینی را می‌توانید کار کنید.

شکستن محدودیت‌ها و ایجاد تیم توانمند و موفق

 

زمانی که در یک حرفه ماهر هستید، اطرافیان انتظار دارند که با آنها همکاری بیشتری داشته باشید، که باعث افزایش فشار کاری و مشغله‌های بیشتری برای شما می‌شود. احساس ناتوانی در انجام تعداد زیادی از درخواست‌ها، می‌تواند منجر به اضطراب و ناخوشی در شما شود و نهایتاً، دیگران از شما ناامید می‌شوند. اما اگر یک فرصت شغلی جذاب به شما پیشنهاد شود (مانند یک پروژه)، با شکستن این محدودیت‌ها، می‌توانید موفقیت خود را تضمین کنید.

یکی از بهترین راه‌ها برای شکستن این محدودیت‌ها این است که بخشی از کارها را به دیگران واگذار کنید. اگر در این زمینه مهارت داشته باشید، می‌توانید در کمترین زمان، یک تیم توانمند و موفق را برای خودتان ایجاد کنید.  برای ارتباط با افراد موفق کلیک کنید.

 

 

چرا افراد از واگذاری وظایف فراری‌اند؟

 

برای آنکه واگذاری را یاد بگیریم، ابتدا باید به این سوال پاسخ دهیم که «چرا افراد از واگذاری وظایف فراری‌اند؟»

به دلیل پیچیدگی و زمان‌بر بودن وظایف، افراد گاهی از واگذاری آنها اجتناب می‌کنند. حال فرض کنید که برای تبلیغ خدماتی که ایده آن را خودتان ارائه داده‌اید، باید یک بروشور طراحی کنید. احتمالاً از آنجایی که ایده از شماست و با جزئیات آن آشنایی دارید، به شخصه تمایل دارید همه کارها را خودتان انجام دهید. اما سوالی که باید در نظر گرفته شود این است که آیا این روش بهترین راه برای بهره‌وری از زمان است؟ انجام تمام وظایف به تنهایی ممکن است در ابتدا ساده به نظر برسد، اما به 2 دلیل، بهتر است وظایف را تقسیم کنید؛

• به عنوان رهبر پروژه، اگر کارها را تقسیم کنید، می‌توانید استراتژی‌های خود را بهبود بخشید. اما اگر تلاش کنید همه چیز را به تنهایی انجام دهید، نخواهید توانست به بهترین شکل از وقت خود استفاده کنید.

 

• همچنین، زمانی که به دیگران کمک می‌کنید تا پروژه‌ای را انجام دهند، در واقع به پیشرفت و بهبود مهارت‌ها و توانایی‌هایشان کمک کرده‌اید. بنابراین، اگر در آینده نیاز به انجام یک پروژه مشابه باشد، می‌توانید با اطمینان بیشتری آن را به اعضای تیمتان واگذار کنید، بدون اینکه نیازی به مداخله مداوم شما باشد.

با اختصاص دادن مسئولیت‌ها، می‌توانید زمان و مهارت‌های خود را بهبود بخشید. به علاوه، تقسیم وظایف به رشد و پیشرفت همکاران کمک می‌کند تا از تمام قابلیت‌های خود در سازمان بهره ببرند.

مزیت واگذاری کار‌ها

 

واگذاری کارها به شما این امکان را می‌دهد که به جای آنکه وقت خود را برای انجام کارهای روزمره از دست بدهید، بتوانید زمان خود را برای کارهای مهم‌تر و استراتژیک‌تر اختصاص دهید. با واگذاری کارها به افراد متخصص و مناسب، می‌توانید به بهبود کیفیت کارها، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها دست یابید.

همچنین این کار به افزایش اعتماد به نفس افراد زیردستتان و توسعه مهارت‌های آن‌ها کمک می‌کند. با واگذاری، شما می‌توانید به صورت استراتژیک‌تر به کسب و کارتان نگاه کنید و برای رشد و توسعه آن، تصمیمات بهتری بگیرید.

چالش‌های مدیریت زمان و تقسیم وظایف

 

امروزه برای مدیران، مدیریت زمان چالشی بزرگ است. آن‌ها باید تصمیم بگیرند که کدام وظایف را باید شخصا انجام دهند و کدام وظایف را به اعضای تیم خود واگذار کنند. این امر نه تنها به مدیر کمک می‌کند تا بیشتر به کارهای مهم خود بپردازد، بلکه اعضای تیم را نیز ترغیب به رشد و پیشرفت می‌کند.

به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است بخواهد وظایف مرتبط با بازاریابی را به یک تیم تخصصی واگذار کند تا خود بتواند بر روی رشد تیم و ارتقاء استراتژی‌های کلان کسب و کار تمرکز کند. از این رو، توانایی انتخاب و توزیع وظایف به درستی از مهارت‌های اساسی هر مدیر موفقی است.

 

 

با باورهای غلط درمورد واگذاری کارها به دیگران

 

یکی از افسانه‌های شایع در مدیریت این است که “اگر کار را خودت انجام ندی، بهتر و سریعتر انجام نمی‌شود”. این باور اشتباه، به مدیران می‌گوید که باید همه کارها را خودشان انجام دهند و اعتماد به تیم خود را از دست می‌دهند. این افسانه می‌تواند منجر به کارکرد ناکارآمد تیم، خستگی مدیر و افزایش استرس شود. برای رفع این افسانه، مدیران باید به تیم خود اعتماد کرده و مسئولیت‌ها را به آنان واگذار کنند. این اقدام نه تنها باعث توسعه مهارت‌های تیم می‌شود، بلکه به مدیر امکان می‌دهد تمرکز خود را بر روی مسائل مهم‌تر و استراتژیک‌تر بگذارد.

عدم وجود زمان کافی در واگذاری کارها

 

یکی از افسانه‌هایی که وجود دارد این است که زمان کافی برای واگذاری کار وجود ندارد. بعضی از افراد به این باورند که زمان کافی برای توقف و تشریح وظایف خود به دیگران را ندارند. آن‌ها تنها به دنبال انجام کار به سرعت و سریع‌ترین شکل ممکن هستند.

گاهی این افراد ممکن است وظایف خود را به دیگران واگذار کنند، اما زمان کافی برای هدایت و تشریح دقیق وظایف به آن‌ها اختصاص نمی‌دهند. آن‌ها ممکن است به شخص دیگری بگویند “این کار را تا فلان تاریخ انجام بده” و فکر کنند که کار را واگذار کرده‌اند، اما واقعیت این است که این کار نشان از کنار کشیدن دارد.

احتمالاً این جمله قدیمی را شنیده‌اید که «هیچوقت زمان کافی برای انجام کار درست نیست، اما همیشه زمان کافی برای انجام مجدد آن وجود دارد». به نظر می‌رسد که سازمان‌ها یا شرکت‌هایی با مدیریت ضعیف همیشه در حال انجام مجدد کارها و اصلاح اشتباهات و سوءتفاهم‌ها هستند. در واقع، همیشه زمان کافی برای انجام کارهای موثر وجود دارد. از این به بعد، هرگز نگویید که وقتی برای انجام کار به درستی ندارید. به یاد داشته باشید که اختصاص زمان برای انجام کار به نحو احسنت، بهترین راه برای بهره‌وری از زمان و به دست آوردن نتایج مطلوب است.

عدم شایستگی کافی در کارمندان

 

اندازه شایستگی کارمندان همیشه به اندازه کافی توسط مدیران سنجیده نمی شود. بهترین راه برای آزمودن واقعیت توانایی های افراد، این است که آنها را به کارهایی بسیار بیشتر از سابق واگذار کنیم و به آنها فرصت دهیم که اشتباه کنند و از آنها درس بگیرند. شگفت زده خواهید شد که چقدر توانایی های پنهان در افرادتان مخفی بوده است.

زمانی که به درستی از توانایی‌های آنها بهره‌بری کنید، نه تنها آنها از کار خود لذت بیشتری خواهند برد، بلکه شما نیز به عنوان مدیر به کارهای بیشتر و بهتری دست خواهید یافت که به پیشرفت شغلی شما کمک می کند.

اگر می‌خواهید کاری درست انجام شود، باید شخصا انجامش دهید

 

اگر می‌خواهید درست انجام شود، باید شخصا انجامش دهید. این باور غلط، یکی از بزرگترین موانع در مدیریت به شمار می‌آید. اگر همیشه خودتان را درگیر انجام تمام کارها ببینید، به زودی خواهید دید که زمان کافی برای مدیریت و برنامه‌ریزی ندارید. بهترین راه برای پیشرفت در مدیریت، این است که به تیم خود اعتماد کنید و وظایف را به افراد مناسب واگذار کنید. این به شما امکان می‌دهد تا بیشتر به وظایف استراتژیک و مدیریتی خود اختصاص دهید و در نهایت بهترین نتیجه را حاصل کنید. بنابراین، به جای باور اینکه همه چیز باید به شخص شما وابسته باشد، به تیم خود اعتماد کنید و به افرادتان فرصت دهید تا بهره‌وری و عملکرد خود را بهبود بخشند.

افراد گمان می‌کنند که در جریان کارها نیستید

 

واگذاری کارها به دیگران یک چالش بزرگ برای مدیران است. این افراد اغلب ترجیح می‌دهند که خودشان در جریان همه‌چیز باشند و به این شکل به کنترل کارها دست پیدا کنند. اما در واقعیت، این رفتار ممکن است باعث ایجاد یک احساس خودمحوری و از دست دادن اعتماد افراد دیگر شود.

از طرف دیگر، واگذاری به افراد متخصص و قابل اعتماد می‌تواند به بهبود عملکرد و افزایش کارایی کمک کند. این افراد می‌توانند به شما کمک کنند تا همیشه در جریان موضوعات باشید و به سرعت اطلاعات جدید را دریافت کنید. بنابراین، واگذاری کارها به افراد متخصص و قابل اعتماد می‌تواند به شما کمک کند تا به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید و به دنبال رشد و پیشرفت خود بروید.

وقتی در کاری ماهر هستید، باید شخصا انجامش دهید:

 

بسیاری از افراد ساعت‌ها و روزها را صرف بهبود مهارت‌هایشان می‌کنند تا بتوانند پیشرفت کنند، به سمت موفقیت حرکت کنند، و حتی مدیریت بر دیگران داشته باشند. اما مسئله این است که این کارها گاهی اوقات تنها یک گوشه امن در زمینه کاری شما ایجاد می‌کنند.

رمز موفقیت این است که هر کاری که به راحتی انجامش می‌دهید را به دیگران واگذار کنید و به دنبال کارهای جدید بروید. آموختن مهارت در این کارها به شما کمک می‌کند تا پیشرفت کنید و به سراغ کارهای جدید بروید. حالا باید کار اولیه را به شخص دیگری آموزش دهید و به او واگذار کنید. نباید وقت خود را برای کارهای ساده و معمولی تلف کنید که دیگران هم می‌توانند آن را انجام دهند.

در مورد اشتباهات کارآفرینان بیشتر بدانید.

استفاده از قانون “۷۰ درصد” یک راهکار خلاقانه است. اگر کاری وجود دارد که شخص دیگری می‌تواند آن را به خوبی تا ۷۰ درصد انجام دهد، بهتر است آن را به او واگذار کنیم. این کار به ما امکان می‌دهد تا وقت خود را برای انجام کارهایی که فقط ما می‌توانیم انجام دهیم، آزاد کنیم.

تمایل طبیعی ما این است که به کارهایی عادت کنیم که از انجام آن‌ها لذت می‌بریم، کارهایی که ما را به جایگاه امروزمان رسانده‌اند و بعدها نیز آن‌ها را برای خود حفظ می‌کنیم. اما از طرف دیگر، کارهایی که در آن‌ها مهارت داریم را به دیگران واگذار کنیم تا بتوانیم به کارهایی با چالش بیشتر و نیاز به هوش و مهارت بالاتر بپردازیم.

 

 نقطه شروع واگذاری کارها

 

اهمیت تفکر و برنامه‌ریزی قبل از شروع به هر کار

 

نقطه شروع واگذاری مانند نقطه شروع همه مدیریت‌های موفق این است که قبل از هر اقدامی زمانی را به تامل درباره کار اختصاص دهید. قبل از هر اقدام، به دقت به کارهایی که باید انجام شود فکر کنید. بهترین راه برای این کار، نوشتن اهداف و تهیه چک لیستی از تمام اقداماتی است که برای انجام کار به موقع و با کیفیت لازم است.

بسیاری از مشکلات مدیریت به دلیل عدم تفکر قبل از اقدام به وجود می‌آید. اما موفقیت در مدیریت اغلب نتیجه‌ای از صرف زمان به تفکر و تامل قبل از هر اقدام است. برخی حوزه‌ها وجود دارند که تفکر پیشاپیش در آن‌ها از اهمیت بیشتری برخوردار است.

آیا باید خودتان انجام این کار را به‌عهده بدهید؟

 

باید تصمیم بگیرید که آیا باید شخصاً این کار را انجام دهید، آن را به شخص دیگر در شرکت واگذار کنید یا آن را به یک متخصص خارج از شرکت برون‌سپاری کنید.

بنابراین انجام دادن کارها به شخصی دیگر ممکن است با خطرات و مشکلاتی همراه باشد که ممکن است شما از آنها مطلع نباشید. اما برخی از کارها ممکن است بهتر باشد به افراد متخصص و ماهر در آن زمینه برون‌سپاری شود، زیرا آنها توانایی و تجربه لازم برای انجام کار را دارند. در نهایت، تصمیم نهایی باید با توجه به شرایط خاص شما و موقعیت موجود اتخاذ شود.

اگر بهتر است، شخصا انجامش دهید

 

انجام کارها به شخص دیگری واگذار کردن گاهی اوقات ممکن است به نظر برسد که زمان و انرژی را برای کارهای دیگر صرف کنید، اما در بسیاری از موارد، انجام کارها به شخص دیگری واگذار کردن ممکن است باعث ایجاد مشکلات و عواقب ناخواسته شود. بهتر است که وظایف و کارهای مهم را شخصاً انجام داده و کنترل کنید.

به این ترتیب، مطمئن خواهید بود که همه چیز به دستورالعمل شما اجرا می‌شود و هیچ خطایی رخ نخواهد داد. انجام کارها به شخص دیگری واگذار کردن ممکن است باعث افزایش استرس و نگرانی شود، بنابراین بهتر است که کنترل را در دست خودتان نگه دارید و وظایف را به شکل موثری انجام دهید.

 شخص مناسب را پیدا کنید

 

وقتی به دنبال واگذاری کاری مهم هستید، باید به دنبال شخصی باشید که استعداد و توانایی لازم برای انجام آن کار را دارد. این شخص باید دارای تجربه و دانش کافی باشد تا بتواند به بهترین شکل ممکن کار را انجام دهد. همچنین باید دارای استعدادهای لازم برای مدیریت و هماهنگی با تیم دیگر باشد تا بتواند کار را به خوبی انجام دهد.

همچنین باید به این نکته توجه کنید که این شخص باید انگیزه و انرژی کافی برای انجام کار را داشته باشد. بنابراین بهترین راه برای واگذاری کار، پیدا کردن شخص مناسب است که بتواند به بهترین شکل ممکن کار را انجام دهد.

کار را برون‌سپاری کنید

 

برون‌سپاری کارها یک روش موثر برای بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌ها در شرکت‌ها است. این روش به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که به تخصص و تجربه شرکت‌های دیگر دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند. به جای اینکه شرکت‌ها همه کارها را درون خود انجام دهند، می‌توانند بخش‌های مختلف را به شرکت‌های تخصصی برون‌سپاری کنند.

این کار باعث می‌شود که کارها بهتر و سریع‌تر انجام شوند و هزینه‌ها نیز کاهش یابد. بنابراین، برون‌سپاری کارها می‌تواند یک راه مناسب برای بهبود عملکرد و کارایی شرکت‌ها باشد.

همه چیز با برنامه‌ریزی آغاز می‌شود

 

احتمالاً یکی از لذت‌های بزرگی که به عنوان مدیر تجربه خواهید کرد، ناشی از برنامه‌ریزی مناسب خواهد بود. هر برنامه‌ریزی با یک کاغذ و خودکار و تهیه یک فهرست از وظایفی که باید انجام داده شود، آغاز می‌شود. پیش از اینکه تصمیم بگیرید که وظایف را به دیگران واگذار کنید، زمان کافی را برای تفکر و استفاده از پرسش‌های مناسب به آن اختصاص دهید.

بنابراین برنامه‌ریزی اهمیت بسیاری دارد. این مهارت نه تنها در زمینه‌ی کاری مانند مدیریت یا کسب و کار بلکه در زندگی روزمره هم بسیار ارزشمند است. با برنامه‌ریزی می‌توان به بهترین نتیجه‌ها دست یافت و از انجام کارهای بی‌هدف و بی‌نتیجه جلوگیری کرد. بنابراین همه چیز با برنامه‌ریزی آغاز می‌شود و این یکی از اصول مهم موفقیت است.

برای اطلاع از ۱۰ مهارت ضروری یک مدیر موفق می‌توانید مقاله سایت کوچینگ شوهاز را مطالعه کنید.

در نتیجه

 

واگذاری کارها به اعضای تیم، یکی از مهمترین مهارت‌های یک مدیر موفق است. با اعتماد به استعدادهای دیگران، ایجاد فرصت برای رشد و پیشرفت آنها، ارائه وظایف به شکل روشن و دقیق، ارزیابی و بازخورد منظم و احترام به توانایی‌های تیم، می‌توانید یک تیم موفق و کارآمد داشته باشید. این مهارت‌ها، نه تنها به شما کمک می‌کنند تا زمان و انرژی خود را برای کارهای مهم‌تر اختصاص دهید، بلکه به اعضای تیم نیز فرصتی برای رشد و پیشرفت می‌دهند. به عنوان یک مدیر، همیشه بهتر است به اعضای تیم اعتماد کنید و آن‌ها را به سمت پیشرفت هدایت کنید.