۱۰ مهارت ضروری یک مدیر موفق
مدیریت محور فعالیت‌های هر سازمان است. هر نوع تصمیم‌سازی، تعیین استراتژی، تخصیص وظایف، بررسی اطلاعات و در نهایت هماهنگی میان کارمندان تا انجام مذاکرات برون سازمانی از مسیر مدیریت مجموعه عبور می‌کند. وقتی مدیر مجموعه هستید، بدون تردید جایگاهی محوری و تأثیرگذار را در اختیار دارید. اما برای موفق بودن در این جایگاه چیکار می‌کنید؟ آیا بر تمامی مهارت های مدیریتی اشراف دارید؟ این مهارت‌ها چه هستند؟
مهارت های مدیریتی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، تفکرات، اخلاق و عادت‌ها را شامل می‌شود. در تمامی این موارد باید رنگ‌وبوی مدیریتی حاکم باشد. بخشی از این مهارت‌ها ذاتی و بخش پررنگی از آنها اکتسابی هستند. مدیر موفق می‌داند که چطور در سازمان خود به مانند یک الگوی تأثیرگذار ظاهر شود. در عین حال می‌تواند در ارتباط با کارمندان و کارگران تا افراد خارج از سازمان هدفمند باشد و از افراد در بهترین شرایط و مسئولیت‌ها استفاده کند. همه این دستاوردها زمانی اجرا می‌شوند که از مهارت های مدیریتی برخوردار باشید. در ادامه همراه گروه کوچینگ شوهاز باشید تا به بررسی ۱۰ مهارت کلیدی از مدیر موفق بپردازیم.
1- تصمیم‌گیری در جایگاه مدیریتی
مدیر موفق قدرت تصمیم‌گیری در هر شرایطی را دارد. بدون تردید تصمیم‌گیری بزرگترین چالش مدیران است. از بنگاه‌های کوچک اقتصادی تا سازمان‌های بزرگ دولتی و… به تعیین استراتژی و تصمیم‌سازی برای انجام کارها و یا ایجاد خط و مش نیاز داریم. البته فقط مدیر است که این تصمیمات را گرفته و سازمان زیر نظر خود را در مسیری جدید وارد می‌کند.
تصمیم‌های مدیریتی متفاوت هستند. هر نوع برنامه‌ریزی اجرای کارها، تخصیص وظایف و مسئولیت‌ها، استخدام نیروهای جدید، ارتباط با افراد بیرون از سازمان و… همگی در دایره تصمیمات مدیریتی قرار دارند. اما یک تصمیم اشتباه می‌تواند تبعات جبران ناپذیری به دنبال داشته باشد. اگر از تصمیم‌گیری می‌ترسید و یا در شرایط بحرانی قدرت تصمیم‌گیری ندارید، هرگز نمی‌توانید مدیر موفقی باشید. بنابراین بهتر است که در اولین قدم مهارت تصمیم‌گیری خودتان را افزایش دهید.
2- گفت‌وگو و ارتباط با کارمندان
مدیریت جایگاه استبدادی نیست؛ بلکه جایگاه رهبری است و رهبر باید توانایی ارتباط با افراد مجموعه خود را داشته باشد. مدیر به نوعی محور همه چیز است. این فرد باید پلی میان اعضای تیم، مشتری‌ها، مدیران بالادستی، تأمین‌کنندگان و جامعه و… باشد. توانایی ارتباط با افراد خصوصاً کارمندان از مهارت های مدیریتی است. در غیر این صورت چگونه می‌خواهید از جریان‌های درون سازمانی مطلع شوید؟ و یا برای برطرف کردن مشکلات، نیازها و چالش‌های درون سازمانی تصمیم‌گیری کنید؟
مدیران استبدادی کارمندان خود را محافظه‌کار می‌کنند. این در حالی است که مدیران با هنر گفتگو و ارتباط باعث ترغیب کارمندان به همکاری مشتاقانه تر می‌شوند.
3- سازگاری و انعطاف‌پذیری در سازمان
انعطاف‌پذیری از اساسی‌ترین مهارت های مدیریتی است. چرا که مدیر موفق خودش را همه چیزدان نمی‌بیند. بلکه آماده است تا از دانش، مهارت‌ها و تجارب دیگران برای پیشبرد اهداف سازمان و تصمیم‌سازی استفاده کند. با مهارت انعطاف‌پذیری به راحتی می‌توانیم از حضور افراد و دانسته‌های آنها در کنار خود استفاده کنیم.
از قبل گفتیم که تصمیم‌سازی اساسی‌ترین مهارت مدیریتی است. اما آیا مدیران باید هر تصمیم را براساس دانش و دانسته‌های خود بگیرند؟ و یا می‌توانند از مشاوره افراد آگاه و یا بازخورد اطلاعات از سطح سازمان برای تصمیم‌سازی استفاده کنند؟ در اینجا بازهم با همان تفاوت آشکار میان مدیران استبدادی و مدیران رهبری روبرو هستیم. مدیران استبدادی از هنر سازگار شدن بی‌بهره هستند و هرگز نمی‌توانند از حضور شایسته افراد کنار خود استفاده کنند. اما مدیران با هنر رهبری از مهارت سازگاری برخوردار هستند و همواره بهترین تصمیم‌ها را بر پایه بهترین نظرات کارشناسی افراد درون سازمان و حتی بیرون از سازمان می‌گیرند.
4- تقسیم وظایف بر پایه شایسته سالاری
در مقام مدیر قرار نیست تا همه کارها را خودتان انجام دهید. از طرفی لازم است تا از روند صحیح انجام کارها درون سازمان اطمینان داشته باشید. این همه زمانی انجام می‌شود که از افراد مطمئن و کاربلد در پست‌ها و وظایف تخصصی درون سازمانی استفاده کرده باشید. لذا تقسیم وظایف و تعیین مسئولیت‌ها بر پایه شایسته سالاری از کلیدی‌ترین مهارت های مدیریتی است.
وقتی بخشی از کار را به افراد شایسته محول می‌کنید، در واقع حس اعتماد را در آنها برانگیخته‌اید. در عین حال تقسیم وظایف تأثیر مستقیم بر تشویق و انگیزه کارمندان سخت‌کوش و توانمند دارد.
برگ برنده مدیر موفق پیدا کردن افراد برای مسئولیت‌های حساس است. سپردن مسئولیت‌های کلیدی به افراد ناتوان جز شکست اهداف و ضعف سازمان و در نهایت مدیریت ضعیف چیزی به همراه ندارد. به عنوان یک مدیر موفق باید افراد درون سازمانی را ارزیابی کنید تا از بهترین آنها در حساس‌ترین مسئولیت‌ها استفاده کنید. در صورت نیاز لازم است تا افراد متخصص جدیدی را استخدام کنید.
5- سازماندهی در ساختار مدیریتی
بدون برنامه هیچ سازمانی به اهداف خود دست پیدا نمی‌کند. وقتی برنامه‌ای در کار نیست، قطعاً کارهای سازمانی در هم گره خورده و آشفته بازار مدیریتی ایجاد می‌شود. در چنین سازمانی هر کسی ساز خودش را خواهد زد و دیگر کسی برای مدیر ارزش قائل نیست. این سازمان هر چقدر هم که بزرگ باشد، محکوم به شکست است؛ زیرا برنامه ندارد.
برنامه و یا بهتر بگوییم استراتژی، سنگ بنای هر سازمان است. تنظیم این برنامه نیز بر عهده مدیر است. برنامه‌سازی و سازماندهی از کلیدی‌ترین مهارت های مدیریتی است. مهارتی که خط و مش سازمان را معین کرده، چگونگی رسیدن به اهداف را تعیین کرده و وظایف هر کسی را به درستی تثبیت خواهد کرد.
6- ارائه راهکار و حل مسئله
به عنوان یک مدیر باید خودتان را برای چالش‌های پی‌درپی آماده کنید. هر روزِ یک مدیر، با مشکلات و مسائل بی‌پایان درون سازمانی ادامه پیدا می‌کند. اما این مدیر موفق باید برای هر مسئله یک راهکار مناسب را پیشنهاد کند. توان حل مسأله از مهارت های مدیریتی است. در غیر این صورت سازمان شما در کشمکش مشکلات بسیار زیاد گرفتار می‌شود.
وقتی در ارائه راهکار و حل مسأله ناتوان هستید، گویی مشکل را حل نکرده، سر از مشکلی دیگر در می‌آورید. به این ترتیب مسائل درون سازمانی تبدیل به کلاف سردرگمی خواهد شد که هم شما و هم خودش را به بحران می‌رساند. مدیرانی که از مهارت حل مسئله و عبور از چالش‌ها برخوردار نیستند، خیلی زود شرایط سازمان را بحرانی می‌کنند.
7- مدیریت زمان در سازمان
مدیران در کشمکش دائمی با زمان هستند. زمان هم می‌تواند برگ برنده و هم می‌تواند تهدید جدی برنامه‌های مدیریتی شود. برای همین است که همه مدیران موفق به سازماندهی با فاکتور زمان اهمیت می‌دهند و آن را از الزامات می‌دانند.
گاهی مفهوم مدیریت زمان به درستی برای مدیران جا نیافتاده است. مثلاً برخی از مدیران ایجاد برنامه کاری به شکلی که کارمندان در تمام طول روز فعال باشند را مدیریت زمان می‌دانند، اما ماجرا چیز دیگری است. چرا که به عنوان یک مدیر موفق باید پروسه زمان‌بندی برای اجرای کارها و انجام مسئولیت‌ها داشته باشید. مدیر موفق پس از تقسیم وظایف و سپردن کارها یک برنامه جامع زمان‌بندی را تدوین می‌کند. این برنامه باید منطقی، هدفمند و فازبندی شده باشد. حالا هرکسی در سازمانی می‌داند که باید چگونه و چطور در چه بازه زمانی مسئولیت‌های خود را تکمیل کند.
8- گوش دادن برای کسب اطلاعات
مهارت گوش دادن در عین سادگی از کلیدی‌ترین مهارت های مدیریتی است؛ اما این گوش دادن دقیقاً چیست؟ و چه تأثیری در رفتارهای حرفه‌ای یک مدیر موفق دارد؟
برای تصمیم‌سازی به اطلاعات نیاز دارید. این اطلاعات نیز باید در سطح کارمندان و مشاوران تهیه شده و در اختیار مدیر قرار بگیرد. در این میان مدیری که نمی‌تواند به درستی صحبت و گزارش کارمندان و یا مشاوران را گوش بدهد، قطعاً بازخورد اطلاعاتی جامع از شرایط فعلی سازمان ندارد. مهارت گوش دادن در واقع مهارت پیدا کردن اطلاعات از افراد است. هر فرد درون سازمانی و حتی بیرون از سازمان مرجع اطلاعاتی است. اما وقتی از اطلاعات درست برای تصمیم‌سازی حرفه‌ای برخوردار هستیم که به خوبی گوش فرا دهیم. به این ترتیب دایره‌ی اطلاعات دست اول ما از جریان‌های درون سازمان افزایش پیدا کرده و به راحتی تصمیم‌سازی می‌کنیم.
9- هوش هیجانی و توانایی ارزیابی شرایط
آیا باید مشکلات را پس از رخداد مدیریت کنیم؟ و یا بهتر است تا قبل از ایجاد مشکلات برای پیشگیری دست به عمل شویم؟ قطعاً پیشگیری از مشکلات گزینه بهتری به نسبت از حل آنها پس از رخداد است. مدیران معمولی خودشان را برای حل مشکلات آماده می‌کنند؛ اما مدیران حرفه‌ای از توانایی شناسایی مشکلات برخوردار هستند و عوامل ایجاد آن را برطرف می‌کنند. برای تبدیل شدن به این مدیر موفق باید از مهارت هوش هیجانی و توانایی ارزیابی شرایط برخوردار باشید.
هوش هیجانی اکتسابی است. کافی است نگاه دقیق‌تری به محیط اطراف خود بیاندازید و سعی کنید تا شرایط را ارزیابی کرده و احتمالات را پیش بینی کنید. مثلاً مدیر آگاه دائماً شرایط کاری و حتی روحیه کارمندان را ارزیابی می‌کند. نشانه‌هایی از ناامیدی، بی‌انگیزه بودن، افسردگی و… سیگنال‌هایی از شرایط نامناسب محیط کار است که قطعاً در روند اجرای دستورات و تحقق اهداف تأثیر منفی می‌گذارد. یک مدیر با هوش هیجانی می‌تواند به راحتی چنین جریان‌های مخرب را شناسایی کرده و به درستی راه‌حل ارائه نماید.
10- رهبری کردن در جایگاه مدیریتی
رهبری کردن اصلی‌ترین و در واقع جامع‌ترین مهارت های مدیریتی است. مدیرانی که از توانایی رهبری برخوردار هستند، به خوبی تیم را با خود همراه کرده و مسیر تحقق اهداف و استراتژی سازمان را هموار می‌کند. اما مدیران بدون مهارت رهبری نمی‌توانند اعضای تیم را در کنار هم سازماندهی کنند. تیم این مدیرها خیلی زود در شرایط آشفته و سردرگم گرفتار خواهد شد.
رهبری کردن متفاوت از ریاست است. اگر چه مدیران جایگاه ریاستی دارند؛ اما لازم است تا با نگاه رهبری به افراد تیم خود نزدیک شوند.
رهبری کردن در واقع مهارت همراه شدن است. اما این همراهی با تعیین وظایف، تقسیم مسئولیت‌ها، ایجاد خط و مش و تعیین هدف همراه است. مدیری که از مهارت رهبری کردن برخوردار باشد، به خوبی همراه تیم شده و در آنها انگیزه ایجاد می‌کند. در عین حال می‌تواند اعضای تیم را توانمند ساخته و یا از اعضای توانمند در مسئولیت‌های کلیدی استفاده کند. همچنین همراه تیم است و تمامی اعضا به او اعتماد خواهند کرد.
سخن پایانی
مهارت های مدیریتی برای موفقیت در اهداف سازمانی و تحقق استراتژی‌ها الزامی است؛ اما این مهارت‌ها زمانی کارآمد هستند که نگاه مدیریتی پشت تمام آنها قرار گرفته باشد. شفافیت، سنگ بنای مدیر موفق است و ایجاد حس اعتماد و همدلی در اعضای تیم قدم کلیدی دیگری است. به یاد داشته باشید که به عنوان یک مدیر تنها نیستید و باید بتوانید به مهارت‌ها و یا دانسته‌های اعضای تیم اعتماد کنید. اعتماد سازی زمینه تحقق تمامی این مهارت را فراهم می‌کند. بدون اعتماد از سازمان جدا خواهید شد و اعضای تیم نیز با شما محافظه‌کارانه رفتار می‌کنند. بنابراین قبل از هر اقدام برای کسب مهارت های مدیریتی بهتر است از احساس یک مدیر آگاه با توانایی ایجاد حس اعتماد برخوردار باشید.
